Conseil régional des notaires de la Cour d'appel de Rennes

“ Il s'ensuit que, lors de la consignation, le compte du client ne doit pas être débité, son actif passe seulement d'un coffre-fort (celui du notaire) à un autre (celui de la Caisse des Dépôts et Consignations) . Une indication à l'encre rouge au Grand Livre et sur le registre des balances trimestrielles indiquera que le compte est consigné ; cette indication correspond à l'écriture de débit passée au compte « Caisse des Dépôts et Consignations ». ”

“ Le Conseil Régional estime, en effet, qu'il est nécessaire que toutes les opérations intéressant la gestion de l'Etude, figurent sur la comptabilité officielle, parce qu'il est important que les Inspecteurs puissent se rendre compte de la régularité des dépôts effectués et l'indication, au jour le jour, de ces dépôts sur les registres, permet de mieux suivre les mouvements des fonds, dont le notaire,
en sa dite qualité, est détenteur et donne plus de sécurité aux opérations passées avec les établissements autorisés. ”

“ COMPTE « DÉBITEURS DIVERS ». Afin d'éviter de multiplier par trop les comptes au Grand Livre, surtout dans les Etudes importantes, on a souvent coutume, lorsqu'il s'agit de clients de passage ou ne devant faire qu'un acte isolé ou une opération de faible importance de grouper ces écritures, au Grand Livre, dans un compte collectif qu'on intitule « Déditeurs divers ».
Il est conseillé d'user le moins possible de ce compte collectif, surtout en cas d'emploi de Grand Livre à feuillets mobiles, en raison de l'impossibilité du classement alphabétique. ”

“ Cette façon d'opérer est déconseillée, car le notaire ne peut se rendre compte de sa situation exacte qu'en établissant la balance de tous les comptes « Clients » ; il risque donc, seulement à ce moment, de s'apercevoir que son actif personnel ne couvre pas le montant des avances faites au compte de ces clients.
Ces avances faites aux comptes des clients ne peuvent être admises que dans les Etudes où les balances des comptes « Clients » sont faites chaque jour. ”

“ BANQUE. Si le notaire a le droit de faire aux clients des prêts, avec ses deniers personnels, il ne peut recevoir de ses clients des fonds à charge d'en servir l'intérêt et placer ces fonds à ses clients comme prêts personnels.
C'est ce qu'on appelle « faire de la banque » ; l'interdiction de cette pratique est formelle et inscrite sur les reçus de nos carnets à souche (décret du 22 Septembre 1910, décret du 30 Janvier 1890, circulaire du Ministre de la Justice du 1er Mars 1890) . ”

“ ESPÈCES-EN CAISSE. Les notaires n'ont pas intérêt à conserver dans leur caisse des sommes importantes, en raison des risques de vol et d'incendie ; de plus, certains notaires pourraient être tentés de faire un emploi personnel momentané des. fonds de leurs clients, ce qui est formellement interdit. En cas de déconfiture d'un notaire, la Caisse de Garantie pourrait être appelée à intervenir. ”

“ VÉRIFICATION SPÉCIALE. L'Inspecteur vérifiera donc attentivement s'il n'est pas porté au compte-« étude » des recettes, qui doivent figurer au compte-« clients ».
Notamment ne doivent pas figurer à la Comptabilité « Fonds Etude » : 1° Les provisions pour l'acquit des droits de mutation par décès, qui ne sont pas des frais d'actes et dont le notaire est comptable.
20 Les provisions pour frais d'actes, dès lors qu'elles sont supérieures à un chiffre, qui sera fixé chaque année, par le Conseil Régional ; il est fixé à cent nouveaux francs jusqu'à nouvelle décision. ”

“ Le but recherché a été d'obliger les notaires à vérifier les comptes de leurs clients, au moins une fois par trimestre.
Cela leur permet de constater si le règlement de certains comptes n'est pas resté en souffrance et, par incidence, si l'actif de certains d'entre eux ne doit pas être' déposé à la Caisse des D. et C.
Les soldes du 1er trimestre doivent-ils être inscrits sur la première colonne du registre des balances, les soldes du 2e trimestre sur la deuxième colonne, etc. ? Rien n'oblige les notaires à agir de la sorte. ”

“ Balancer au cours du trimestre, soit au Journal, soit au Grand Livre, empêcherait ce résultat.
Toutefois, les Inspecteurs ne devront pas être trop stricts sur l'exécution de cette prescription, en raison des sommes trop importantes que peuvent représenter les totaux en fin de mois.
Dans les Etudes importantes, disposant d'un caissier, les notaires ont intérêt à faire leurs balances chaque jour, afin d'éviter des erreurs difficiles à retrouver. ”

“ Le tirage au sort sera fait sur l'ensemble des notaires de chaque Compagnie tant par les Chambres que par le Conseil Régional. Par le jeu du hasard, un notaire pourra donc être inspecté inopinément plusieurs années consécutives, de même qu'il pourra rester plusieurs années sans inspections inopinées.
Les inspections inopinées seront faites par des Inspecteurs volants, qui auront pour mission d'arrêter la Caisse sur le livrejournal et de se faire présenter les espèces et les comptes de dépôts en banque. ”

“ Lorsqu'un notaire vient à céder son office, il est tenu de transmettre le présent règlement de comptabilité à son successeur et de s'en faire donner décharge.
I. GÉNÉRALITÉS
1) INSPECTIONS DU PREMIER DEGRÉ. Les Chambres départementales sont chargées de la vérification de la comptabilité des notaires de leur compagnie (Art. 4, 5° de l'ordonnance du 2 Novembre 1945) . ”

“ RELEVÉ DES COMPTES. - Il est indispensable que les Inspecteurs demandent des attestations, émanant des Caisses où sont effectués les dépôts, établissant la situation du compte au jour de la vérification, avec indication des opérations en recettes et dépenses qui auraient pu être faites le dit jour et indication qu'il ne s'agit pas d'un compte d'avances sur titres. ”

“ Les écritures « Clients » semblent ne devoir être balancées qu'en fin de trimestre, pour permettre le contrôle des balances (voir article 34 ci-après) ; cette indication n'est pas impérative.
23) VIREMENTS. Les virements de « Clients » :t « Etude » doivent faire l'objet d'un examen du Grand Livre, pour s'assurer de leur raison d'être. Ils ne doivent être effectués que s'ils sont justifiés par un débit au compte Etude et, au plus, égal au montant de ce débit. ”

“ Sans modifier dans leur principe les méthodes précédemment suivies, il les a renforcées par de nouvelles exigences, concernant notamment la tenue des carnets de reçus, du registre des balances et du Livre Journal des Titres et Valeurs, par l'établissement obligatoire d'un compte « Dépôts et Consignations » et par la création d'une nouvelle comptabilité des valeurs. ”

“ ORDRE. Pour les virements de compte à compte (en cas d'utilisation de Grands Livres à feuillets reliés) , il est indispensable d'indiquer les folios des deux comptes de façon à n'avoir pas besoin de rechercher (soit au Journal, soit à là table répertoire) pour suivre la somme ; cela facilite le travail des Inspecteurs et économise également le temps du notaire inspecté.
30) BALANCES. En fin de trimestre, les comptes doivent être balancés sur le Grand Livre. ”

“ Le notaire, devant lequel un paiement est effectué, ne peut se refuser à constater que ledit paiement a été fait « à la vue », mais une telle constatation implique l'encaissement effectif dès espèces par le notaire, avec délivrance d'un reçu officiel et paiement constaté par une décharge ”

“ Ces plafonds pourront être modifiés par décision du Conseil Régional.
Ces. prescriptions seront contrôlées tant aux inspections du 1" degré que du 2e degré. Chaque année, il sera donné à tous les Inspecteurs deux dates à fixer par les Présidents (les mêmes pour toutes les inspections de l'année) ; les Inspecteurs devront vérifier si, à ces dates, les inspectés avaient bien en banque la partie des fonds dont ils sont comptables, conformément aux prescriptions
ci-dessus. ”

“ L'écriture sera portée au Livre-Journal officiel comme suit au nom du client vendeur :
« D'après registre auxiliaire de vente mobilière, encaissement « du. (Vente du ) Recettes Clients ».
L'Inspecteur devra, bien entendu, vérifier soigneusement la comptabilisation de ces encaissements. Le jour des inspections les encaissements des prix de ventes mobilières doivent être passés en comptabilité.
14) FOLIOTAGE. Il n'y aura qu'un seul foliotage ; ce foliotage sera indéfini pendant toute la durée de l'exercice du notaire, sans que l'on puisse revenir à un. ”

“ On pourra y classer des décharges, préparées à l'avance par un procédé de reproduction quelconque, qui seront rapidement remplies lors du paiement. Ces reliures pourront recevoir éventuellement et facilement des factures acquittées. ”