“ Dans les établissements où le receveur ne réside pas et où il n'a pas de bureau, ainsi que dans ceux où le receveur, bien qu'ayant un bureau, n'y vient pas quotidiennement, l'économe peut être autorisé par le préfet, ou s'il s'agit d'un établissement national par le ministre de l'Intérieur, à recevoir des dépôts de titres, valeurs, bijoux, sommes d'argent appartenant aux hospitalisés. Dans cette partie du service, l'économe agit sous le contrôle et la responsabilité du receveur. ”

“ Œuvre d'une commission technique, amendée par le Conseil supérieur de l'Assistance publique, sur les observations d'un grand nombre de commissions administratives fortes de leur expérience de chaque jour, sur les observations aussi de M. le ministre des Finances et de M. le premier président de la Cour des Comptes, la nouvelle organisation de la comptabilité-matières des établissements d'assistance vous paraîtra, j'ose l'espérer, constituer un très utile élément de progrès. ”

“ Les carnets auxiliaires ne se substituent pas aux écritures, qui doivent toujours être passées sur le journal général et le grand-livre. Leur rôle est de faciliter le contrôle constant que l'économe doit exercer sur toutes les parties du service qui relèvent de lui et de sauvegarder ainsi sa responsabilité. ”

“ Qu'il soit tenu une comptabilité complète ou une comptabilité réduite, partout l'économe ou le comptable en matières, quel que soit son titre, est seul chargé, sous sa responsabilité et à charge de rendre compte, de percevoir, emmagasiner et conserver les denrées et objets mobiliers de toute nature, de distribuer ces denrées et objets pour le service des établissements conformément aux prescriptions du règlement de service intérieur. Les magasins, dont il doit détenir les clefs, sont sous sa surveillance. ”

“ Ces efforts ont constamment tendu à distinguer le service du personnel secondaire chargé du soin des hospitalisés, et l'emploi d'un comptable agissant dans la limite de ses attributions sous l'autorité directe de l'administration, véritablement responsable de sa gestion, préposé, à l'exclusion de toute autre personne, à la recette, à la garde et à la distribution des matières. ”

“ Le législateur ayant fait appel, pour l'acquittement des dépenses de l'assistance médicale gratuite, au concours de l'État, des départements et des communes, il est aujourd'hui indispensable que le service des économats fonctionne avec une régularité suffisante pour que l'on puisse être assuré que les nouveaux sacrifices demandés aux contribuables ne se trouveront pas augmentés par suite d'une déperdition de ressources dans la gestion du patrimoine des pauvres. ”

“ L'expérience montre que cette comptabilité est très simple, très facile à tenir et garantit les hospices et hôpitaux contre une des principales sources d'abus. Le soin en revient, non pas à l'économe, mais au pharmacien ou à la personne préposée à la pharmacie.
Les modèles 6 à 8 fournissent le moyen d'établir les livres propres à la pharmacie. Il va de soi que ces modèles se bornent à donner des exemples. La nomenclature des médicaments variera suivant l'importance de l'officine. ”

“ Toutefois, il peut arriver que, comme on l'a dit plus haut, même dans les plus petits établissements, il existe un personnel suffisant; aussi le Conseil supérieur a estimé avec la Commission spéciale que la règle générale devait être la tenue de comptabilité complète pour tous les établissements, grands et petits, et que ces derniers ne pourraient être autorisés à faire usage de la comptabilité restreinte qu'à titre exceptionnel et en vertu d'une décision spéciale du ministre de l'Intérieur. ”

“ Mais, en y regardant de plus près, on s'explique les préoccupations de la Commission spéciale et du Conseil supérieur à cet égard et on est amené à reconnaître qu'elles étaient pleinement justifiées.
En effet, si l'économe, en principe, n'agit que sous le contrôle et d'après les ordres de l'ordonnateur, il n'en est pas moins certain qu'en fait, cet agent est amené par la force des choses à donner certains ordres
d'acquisition, à effectuer des commandes aux fournisseurs. ”

“ L'économe est chargé des achats à faire pour le compte des établissements, en vertu des crédits ouverts par les budgets et d'après les ordres des commissions administratives ou du directeur de l'établissement. ”

“ Art. 54.
Le compte affirmé véritable par le comptable et visé par l'ordonnateur est soumis soit à la Commission administrative, soit à la Commission de surveillance, soit à la Commission consultative, suivant la nature de l'établissement auquel il s'applique. Il est ensuite transmis pour approbation, avant le 1er juillet de l'année suivante, au ministre de l'Intérieur ou au préfet, suivant qu'il s'agit d'un établissement national ou d'un établissement départemental ou communal. ”

“ Je ne m'occuperai donc, maintenant, que du règlement sur la comptabilité-matières.
Le projet élaboré par la commission spéciale et approuvé, sauf quelques amendements, par les 2e et 3e sections fut présenté, en leur nom, dans la séance du 11 mars 1897, au Conseil supérieur de l'Assistance publique par M. Napias, alors inspecteur général des services administratifs, aujourd'hui directeur de l'Administration générale de l'Assistance publique à Paris, que secondait M. Chabanel. ”

“ DISPOSITIONS CONCERNANT LA COMPTABILITÉ EN DENIERS
Art. 61. ; L'économe tient un registre des dépenses classées par article du budget (Modèle n° 21) . Ce livre est tenu par exercice.
Art. 62.
Il tient également un carnet d'enregistrement des mandats de paiement (Modèle n° 22) . Les numéros d'ordre de ce carnet doivent être inscrits au journal général et au grand-livre.
Art. 63. t Il peut être alloué à l'économe, pour l'acquittement des menues dépenses, des avances en numéraire dont le maximum est déterminé par la Commission administrative ou par le directeur. ”

“ D'autre part, on s'accorde à reconnaître que c'est surtout dans la pharmacie qu'il importe d'assurer un contrôle exact des entrées et des sorties; 4° Un Carnet des successions hospitalières (art. 35) sur lequel, après un inventaire dressé par l'économe, en présence de l'ordonnateur, sont énumérés et décrits les effets, bijoux, argent et papiers laissés par les malades et administrés décédés dans l'établissement. Les espèces, valeurs et bijoux sont immédiatement versés dans la caisse du receveur ”

“ Enfin, l'économe devra procéder, au moins une fois par trimestre, au récolement des magasins pour constater les diverses quantités des
denrées alimentaires et des objets de consommation existant en magasin (art. 39) .
Le relevé mensuel des comptes du grand livre (art. 40) , qui figure dans la comptabilité organisée par les instructions de 1836, a été rétabli par les 2e et 3e sections et par le Conseil supérieur. On y trouvera d'utiles éléments de contrôle. ”

“ Toutes les pièces justificatives du compte sont certifiées par l'ordonnateur.
Art. 49.
Les comptables sont tenus d'inscrire à la fin de leur compte de gestion le bordereau des pièces justificatives produites à l'appui.
Compte h rendre en cas de mutation du comptable.
Art. 50.
Chaque comptable, n'étant responsable que des actes de sa gestion personnelle, doit, en cas de mutation, rendre compte séparément des faits qui le concernent. En conséquence, lorsque la mutation s'opère dans le cours d'une année, le compte de cette année doit être divisé suivant la durée de la gestion des titulaires. ”

“ Le nouveau titulaire prend pour point de départ de sa comptabilité le chiffre résultant de l'arrêt du grand-livre; il se charge, en recette, et devient responsable des quantités formant le solde de chaque compte, sous la réserve des différences que pourra accuser l'inventaire, dont il sera parlé ci-après.
§ 5. — Carnets auxiliaires.
Carnet des fournisseurs.
Art. 30.
L'économe inscrit les livraisons de denrées et objets de consommation courante successivement et à leur date sur un carnet général (Modèle n° 4) . Il délivre à chaque fournisseur un carnet spécial du même modèle. ”

“ Art. 46.
Les recettes sont justifiées, savoir : 1° Les quantités existant au 1er janvier de l'année par les restants de compte de la gestion précédente; 2° Les recettes de toute nature, savoir : A. — Les recettes provenant de confections ou de préparations, par les états produits à l'appui de la dépense pour la justification des matières ayant subi transformation; B. — Les recettes provenant, soit de produits intérieurs et de versements à divers titres, soit du produit des exploitations, soit de successions hospitalières, par des états spéciaux. ”

“ La justification des dépenses directement payées par le comptable sur les fonds indiqués à l'article précédent est effectuée au moyen de bordereaux certifiés par lui et approuvés après vérification par l'ordonnateur. Ces bordereaux sont appuyés autant que possible de factures.
Art. 65.
L'économe tient, pour toutes les recettes en numéraire qu'il peut être appelé à encaisser (avances pour menues dépenses, prix de vente de produits agricoles, etc.) ainsi que pour les dépenses effectuées directement et pour les versements faits par lui au receveur, un registre spécial (Modèle n° 23) . ”

“ Lors de chaque arrêté de compte, les quantités sont portées aux livres généraux du comptable.
Carnets de magasins.
Art. 31.
Les agents du personnel secondaire préposés à la buanderie, à la lingerie, à la cuisine, à la cave, aux magasins, chantiers, ateliers, etc., inscrivent jour par jour, sur des carnets auxiliaires (un carnet par chaque service) , toutes les entrées et sorties des articles et des matières confiés à leur garde, en vue de permettre, à tout moment, de constater la situation vraie des magasins (Modèle n° 5 à modifier selon le service auquel il est destiné)
Art. 32. ”

“ Assistance médicale gratuite, hospices, hôpitaux, bureaux de bienfaisance et d'assistance, monts-depiété, asiles d'aliénés, enfants assistés, dépôts de mendicité, sociétés de charité maternelle, crèches et autres établissements publics ou privés. ”

“ Seulement, il faudra une autorisation spéciale que seul le ministre de l'Intérieur est en droit de conférer; cette autorisation, aux termes du règlement (article 55) , ne pourrait être accordée à un établissement ayant 60.000 francs, ou plus, de revenus ordinaires, le calcul portant,
suivant l'usage, sur les trois dernières années. ”

“ ART. 3. — Les établissements publics d'assistance ayant moins de 30.000 francs de recettes ordinaires annuelles sont autorisés à avoir une comptabilité ménagère constituée par la tenue des registres réglementaires énumérés ci-dessous : 1° Carnets de fournisseurs (un pour chaque fournisseur habituel) ; 2° Carnet de menues dépenses ”

“ Les plus fréquemment employés (1) devront être inscrits à l'avance dans l'ordre alphabétique et des blancs seront réservés à la fin des registres pour y mentionner les médicaments qui viendraient à être employés accidentellement au cours de l'année. ”