France. Secrétariat d'Etat à la marine

“ RÉGIME COMPTABLE DES DEVISES ÉTRANGÈRES EN CAISSE.
Tout bâtiment naviguant à l'extérieur possède une encaisse en devises étrangères, que ces devises proviennent d'une perception chez un banquier en échange d'une traite ou d'une autre cause (versement de caisse d'épargne par exemple) .
26. — Il importe de savoir comment la comptabilité enregistrera les recettes et les dépenses effectuées en monnaies étrangères : la comptabilité officielle ne commit que des francs : toutes les opérations enregistrées sont traduites en francs. ”

“ Il est nécessaire d'enregistrer de façon officielle les droits des individus administrés par l'unité et la mesure dans laquelle ils ont été satisfaits, c'est-à-dire leur crédit et leur débit, de manière à pouvoir effectuer périodiquement un rapprochement, à pouvoir connaître ainsi la situation exacte des intéressés visà-vis de l'État et à pouvoir prendre toutes les mesures utiles pour rétablir l'égalité absolue entre leur crédit et leur débit. ”

“ Le Commandant chargé de l'Administration qui détient la caisse de l'unité est comptable des fonds qu'elle contient et doit, par conséquent, à chaque instant, pouvoir justifier les mouvements effectués et l'existant. Pour cela il tient une comptabilité : le livre-journal de caisse, dont le compte caisse enregistre tous les mouvements de fonds ”

“ Le guide ne saurait en effet dans son petit nombre de pages tout dire et tout résoudre des problèmes qui se posent au Commandant chargé de l'Administration; il cherche seulement à être pour lui une aide dans sa tâche quotidienne.
Avant d'en aborder la lecture, il est bon de se familiariser avec un certain nombre de notions juridiques, commerciales et financières, que l'on retrouvera à chaque pas.
Il convient en particulier de se pas ignorer qu'en France, si chaque département ministériel effectue des dépenses, un seul, celui des Finances assure les recettes correspondantes. ”

“ G. Le procès-verbal constatant des avaries survenues à des effets d'habillement a généralement pour conséquence une modification du prix des effets : la comptabilité enregistre alors une sortie en valeur sans sortie corrélative de quantités.
(1) En cas d'usure trop rapide, il est délivré en remplacement d'effets neufs, des effets usagés provenant de réintégration, et après remise en état par les services d'habillement des ports.
(2) Les inspections de sacs leur fournissent le moyen d'exercer ce contrôle. ”

“ Il arrive très fréquemment dans l'Aéronautique où la frontière du matériel consommable et non consommable est souvent mal définie, que du matériel figurant à l'inventaire soit monté sur un appareil où il devient accessoire de coque : la confection d'un procès-verbal dans lequel est constaté cette mise - en place, permet de sortir le nouvel accessoire de coque de la comptabilité. ”

“ PERSONNEL. — FINANCES.
1. - Documentation.
Instruction sur l'Administration et la Comptabilité du Service de la Solde (26 octobre 1910, B. O. M. n° 29) .
Instruction sur la réglementation financière de la Marine (Dépenses à l'extérieur) [9 mai 1912, B. O. M. n° 16 bis] .
Instruction sur les dépenses des bâtiments de guerre à l'étranger (31 mars 1948, B. 0., p. 761) modifiée 29 mars 1949 (B. O., p. 838) .
Décret sur la solde des officiers (8 avril 1923, B. 0. M.
n° 5) [1] .
Décret sur la solde des marins du Corps des Équipages de la Flotte (22 octobre 1929, B. O. M. n° 5 bis) [1] . ”

“ Les allocations en denrées mises à la disposition de l'ordinaire et les denrées approvisionnées par le bâtiment doivent permettre au Commandant chargé de l'administration, assisté par son officier d'ordinaire, d'assurer à son équipage une nourriture saine, abondante, bien préparée et aussi variée que possible. ”

“ Ces effectifs totalisés en fin de mois donnent, multipliés par les taux d'allocations convenables, le crédit des divers groupements.
Ce crédit, majoré de la valeur des autres créances de l'ordinaire (2) ou des tables envers l'État est reporté au tableau voulu du « Rôle des tables et ordinaires » où il est comparé au débit.
D. L'ordinaire est un banquier qui tient des comptes courants. ”

“ Quand l'envoi se révèle trop onéreux, et qu'aucun intérêt technique ne s'y oppose, le bâtiment peut également procéder à un achat à l'étranger en se conformant à la réglementation sur les Dépenses outre-mer (l'état de liquidation sert de pièce d'entrée dans la comptabilité matériel) . ”

“ Ce document, fait pour servir plusieurs années, en principe huit ans, donne l'existant en quantité de chaque article au jour de l'armement, puis au 1er janvier de chaque année ou au changement de position du bâtiment.
(1) Le fait que la comptabilité soit tenue en quantités, ne ferme pas la possibilité des imputations : celles-ci sont faites aux prix de nomenclature que l'on trouve dans les fascicules de la nomenclature générale du matériel de la Marine. ”

“ L'utilisation du matériel comporte sa dépense quand il est consommable, son usure, voire sa perte quand il n'est pas consommable.
A. Le matériel consommable disparaît par le fait même qu'on s'en sert.
Il ne s'ensuit pas qu'il ne soit soumis à aucun contrôle.
140. — En effet, les consommations sont limitées par des allocations réglementaires consignées dans des documents spéciaux à chaque catégorie de navire et appelés « règlements d'armement ». Elles doivent l'être également par l'esprit d'économie de l'Officier en Second qui en est l'ordonnateur. ”

“ Il est périodiquement reconstitué, par la perception sur le chapitre qui doit finalement supporter la dépense, du montant de la somme qui a donné lieu à payement sur avances, ou lorsqu'il s'agit d'un service étranger au budget, par demande de remboursement de l'avance faite, au comptable intéressé (exemple : Caisse d'Epargne) . La reconstitution du fonds d'avances est en principe mensuelle.
Le montant réglementaire du fonds d'avances est fonction de l'effectif réglementaire de l'unité. S'il est insuffisant, il peut être momentanément relevé. ”

“ Le médecin-major gère l'ordinaire de l'infirmerie, dont les ressources exclusivement réservées aux achats de denrées nécessaires à l'alimentation des quartiers-maîtres et marins admis à cet ordinaire sont constituées par les indemnités de vivres-hôpital, indemnités dont le taux ne doit pas dépasser la moitié de l'indemnité de vivres de l'ordinaire de l'équipage. ”

“ Le fonds d'avances obéit aux règles de la comptabilité publique. x
Perception.
Reconstitution.
Renouvellement.
Reversement.
Fonds transitant par la caisse.
Ordinaire. Dépenses d'entretien.
8-9. — L'unité applique la procédure normale de la dépense publique. Après avoir constaté les droits acquis, elle émet un mandat de perception : ce mandat appuyé des pièces justificatives est envoyé pour liquidation, c'est-à-dire arrêté au chiffre définitif, au Service qui administre les crédits intéressés par la nature de la dépense. ”

“ Le registre des procès-verbaux et le livret d'enregistrement des billets sont communs à la Comptabilité du matériel et à celle de l'habillement.
CHAPITRE 111.
DÉTAILS PRATIQUES.
201. — A. Il est interdit de délivrer des effets d'habillement à un homme ayant moins de six mois de service à faire sans que les autorités du bord en aient délibéré et aient consigné leur décision dans un procès-verbal. ”

“ LA COOPÉRATIVE (1) .
94. — La présence d'une coopérative à bord d'un bâtiment est indispensable pour mettre à la disposition de l'équipage au meilleur compte, les articles nécessaires à son existence de tous les jours.
C'est un organisme privé géré par un Conseil d'administration sous le contrôle du Commandant.
A. Principes de son fonctionnement. 1 95. —. Les fonds proviennent d'une avance faite au moment de sa constitution par le S. A. M. et de la réalisation de bénéfices qui doivent normalement permettre à la coopérative de devenir propriétaire de son stock. ”

“ Le payement était effectué au vu d'une demande du chef de famille, après enquête, sur avances. Les sommes remboursées étaient décomptées sur le Registre d'assistance. La procédure de reconstitution de l'avance était semblable à celle décrite au sujet des frais de déplacement.
II. Allocations collectives.
L'Unité considérée comme une personne morale possède contre l'Etat des créances d'allocations en espèces destinées à assurer la satisfaction de certains besoins collectifs. ”

“ Elle entraîne mention au journal de bord de sa cause, ordre du Commandant et procès-verbal.
B. Le matériel non consommable peut se perdre ou se détériorer (1) .
144. — Toute porter toute détérioration doit être consignée au journal de bord et faire l'objet d'un procès-verbal en relatant soigneusement les circonstances.
(1) Le matériel consommable peut également se perdre ou se détériorer (exemple : peinture, combustible) . On applique dans ce cas la même procédure (P. V. de perte) .
Utilisalion du matériel consommable.
I.e règlement d'armement. ”

“ En effet, les délivrances d'habillement sont faites aux marins à titre remboursable, mais ils ne peuvent ni vendre ni mettre en gage, ni détruire leurs effets.
De plus, si au congédiement un homme se trouve en dette, ses effets sont réintégrés dans la limite nécessaire pour éteindre sa dette. ”

“ L'existant en nature au dernier jour du mois; et au passif duquel figure : d. Éventuellement,, le déficit en espèces au dernier jour du mois ; e. Les dettes à payer en espèces; f. La dette envers l'État à reprendre (en principe égale à c : existant en nature au dernier jour du mois) .
L'exactitude de ce bilan est fonction de la tenue correcte de la comptabilité tant financière que de l'approvisionnement.
La comptabilité financière fournit les éléments suivants : a. Le boni ou le déficit en espèces d'après le compte d'emploi et le compte de classement vivres du Livre-J ournal de caisse ”

“ La situation spéciale des bâtiments a imposé au législateur des dispositions particulières grâce auxquelles la plupart des actes authentiques relatifs à l'état des personnes et à la dévolution de leurs biens peuvent être établis dans les Unités. ”

“ A chaque changement de détenteur, il est établi un procès-verbal dont le but est de préciser les limites de responsabilité 'de chacun dans le temps et qui consigne le cas échéant, les réserves faites (en ce cas. il y a lieu à recensement ordonné par le Commandant et effectué par une Commission nommée par lui) . ”

“ B. Le sac du marin a une composition réglementaire.
190. — Tout homme arrivant au Centre de formation ou à l'Ecole préparatoire pour être incorporé reçoit un sac réglementaire dont le détail est apostillé sur un livret individuel d'habillement. qui lui est ouvert en même temps; mention est également faite sur ce livret des tailles et pointures lui convenant. La valeur globale du sac délivré est également apostillée à son livret de solde dans la partie « Compte courant de la solde ».
C. Procédure des délivrances de complément. ”

“ La solde des individus absents de l'Unité le jour du payement pour un motif quelconque (permission, séjour à l'hôpital) est reversée en caisse au titre fonds privés, pour leur être ensuite remise contre émargement ou envoyée par la poste. ”

“ NOTA ; a. Il existe des majorations de l'indemnité de vivres pour les Unités de faible effectif; h. Le régime des prix de revient est l'exception. Il ne s'applique que lorsque le bâtiment fait escale ou stationne dans un territoire ne dépendant pas d'un service du Commissariat de la Marine.
B. Constatation des droits.
220. — Elle consiste : — d'une part, dans la constatation du taux des allocations à appliquer, constatation faite sur le registre des procès-verbaux vivres à la lumière des explications qui précèdent; — d autre part, dans la constatation des effectifs. ”

“ Le Commandant chargé de l' Adminislrat ion dirige l'administration du matériel.
A ce titre : — il provoque ou prend les mesures nécessaires pour maintenir au complet et en bon état le matériel d'armement : consignes d'entretien, précautions contre le vol, recensements périodiques, ravitaillement; — il répartit la gestion du matériel entre les détenteurs réels (procès-verbal) ; — il est ordonnateur des consommations extraordinaires.
c'est-à-dire, supérieures aux allocations réglementaires; - il surveille dans toutes ses parties la comptabilité du matériel. ”

“ Si le trop-perçu est normal, il est repris dans la comptabilité de 1 intéressé. S'il est anormal des mesures sont ordonnées (interdiction ou limitation des délivrances d'habillement, retenue supplémentaire d'habillement ou en fin de lien réintégration ou vente des effets, non-payement des sommes dues au congédiement, reversements volontaires ou proposition de débet définitif adressée au Ministre) . ”

“ Lors de la réception de matériel provenant par envoi d'un port, et dont l'emballage est en mauvais état apparent, il convient de ne pas prendre le colis sans faire d'expresses réserves auprès du transporteur. Il faut faire peser les colis et ccmparer le poids obtenu au poids annoncé, il ne faut pas hésiter, quand la chose est possible, à faire ouvrir les colis en présence du représentant du transporteur et avant de lui donner quitus. ”

“ Le matériel mobile peut encore quitter le bâtiment par versement à une autre unité, par cession à un service des colonies, à des navires de guerre étrangers ou à des navires de commerce.
Le Commandant est ordonnateur des versements, le Ministre de., cessions, sauf les cas d'urgence où le Commandant le supplée.
Versements ou cessions sont constatés par des états de versement, mais dans le cas de cession, une copie de l'état de \ersement est transmise au Département qui en poursuit le remboursement au prix de nomenclature abondé de 30 p. 100. ”

“ Elle est tenue en quantités pour enregistrer les sorties et les entrées des denrées, et permettre de vérifier à tout instant les existants sur la balance ou chaque denrée principale à un compte ouvert et sur la quotidienne, document qui fournit chaque jour l'existant de toutes les denrées se trouvant dans l'unité. ”